Slösar du med meningslösa möten?

16 Sep 2019

Har du suttit på ett möte som du tycker varit meningslöst? Du är inte ensam. Enligt en ny studie slösar vi bort mycket av de cirka 10 procent av vår arbetstid som vi lägger på möten.

Priset för slöseriet med mötestiden är högt. För ett företag eller en organisation med 50 anställda kostar enbart mötestiden 3,7 miljoner kronor per år, lågt räknat. Chefers mötestid kostar cirka 100 000 kronor per år. I undersökningen Svenskars möten 2019 har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner svarat på över 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser.
Och bara en femtedel av de som svarat i undersökningen hävdar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål.

– Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling som ligger bakom studien.

Det bästa som kan hända under ett möte är när beslut fattas enligt de svarande. Trots det är över hälften av alla på mötet osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Ofta saknas syfte, mål och agenda utan att någon ifrågasätter det. 55 procent av de som leder möten saknar helt utbildning i att leda möten.

– Jag är förundrad över att så många saknar utbildning i att utföra ett arbetsmoment som de i genomsnitt lägger fem till sju timmar i veckan på.

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, detta till trots att vi vet att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten trots att det ofta handlar om en avstämning mellan två personer.

Det finns en anekdot om Ingvar Kamprad som går ut på att han tvingade folk att stå upp på mötena för att bli mer effektiva men är det en bra strategi?
– Det beror på typ av möten och vilka frågor som ska behandlas. Vi behöver använda olika mötesmetoder vid olika tillfällen under samma möte och för olika möten. Genom att stå upp eller promenera får vi upp energin på ett enkelt sätt, säger Fredrik Bauer.

Effektiva möten förutsätter planering men studien visar att 54 procent ägnar som mest 30 minuter till att förbereda och följa upp ett möte de själva ska leda.

– För att ett möte ska vara effektivt och att alla ska få en chans att komma till tals behöver det förberedas. Många möten skulle bli mycket bättre om fler planerade varför, vad och hur de ska göra på sina möten mer noggrant, menar Fredrik Bauer

Den som arbetar i offentlig sektor tycker att deras möten är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet.

– Kanske beror det på lagkrav och formalia, men vem har sagt att vi måste ha tråkigt för det? undrar Fredrik Bauer. En annan skillnad är att den privata sektorn använder den nya tekniken och virtuella möten i större utsträckning än inom offentlig sektor.

Det känns som man pratat om effektivare möten hur läge som helst och man utbildar chefer men inget händer. Varför lär vi oss aldrig?
– Vi verkar fortsätta att göra på samma sätt som tidigare av gammal vana utan att våga ifrågasätta. I grunden handlar det om att vi behöver förändra beteende vilket säkert är något av det svåraste vi människor kan göra.

Chefer har utbildning i att leda möten i något större utsträckningen än övriga medarbetare men nivån är ändå mycket låg. Av mötesledarna svarar 36 procent av de som också är chefer och 66 procent av de som är medarbetare att de helt saknar utbildning i att leda möten.

Varför har vi så svårt att ta beslut på våra möten?
– Eftersom 34 procent helt saknar beslutsunderlag inför sina beslutsmöten skulle jag säga att det är många som inte är tillräckligt förberedda för att kunna fatta beslut. Dessutom uppfattar vi samma sak på olika sätt och genom att avsluta med en summering skulle vi lättare kunna tydliggöra vilka beslut som har fattats.

Var det något i undersökningen som förvånade dig?
– Att vi inte spenderar mer tid i möten i genomsnitt. Verkligheten ser olika ut för alla men med tanke på den stressade bild som ibland målas upp av det svenska arbetslivet tycker jag att ett genomsnitt på fem till sju möten i veckan inte är överdrivet mycket. Kvaliteten på mötestiden behöver dock bli mycket bättre, säger Fredrik Bauer

Även om bilden kan verka nedslående finns det ett tydligt ljus. 8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man tittat närmare på vad som gör ett möte verkligt effektivt och sammanfattat slutsatserna i fem nyckelfaktorer.

Fem nyckelfaktorer för effektiva möten

Struktur - Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?Underlag - För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial. Rätt personer - Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat! Fokus - Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen. Avslut - Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Fler tips och rapporten i sin helhet finns på https://motesutveckling.se

Av: Samuel Karlsson

16 Sep 2019