Åtta tips för effektiva digitala möten

Anna Wigsén har en masterexamen inom Fastigheter och Byggande med inriktning projektledning, från Kungliga Tekniska Högskolan. På Ekan Management har Anna arbetat i uppdrag inom digitalisering, förändringsledning, affärs- och processutveckling.

- Många har nu ett behov av att hitta effektiva lösningar på de möten som man har inbokade. 


Annas tips hur du kan lägga om dina fysiska möten till mer effektiva och digitala möten:

Spara tid och håll dig till kortare möten
Att hålla i ett digitalt möte kan vara mer tidseffektivt än ett fysiskt, för det ställer högre krav på deltagarna om närvaro och fokus på mötet. Håll dig gärna till flera kortare möten än få långa och fokusera på någon/några punkter i taget, då underlättar du för deltagarna att kunna följa med och hålla fokus under mötet.

Tydlighet är nyckeln.
När du håller i ett virtuellt möte ställer det oftast högre krav på att dialogen blir tydligare. Inget kallprat om vädret eller hur kaffet smakar är uppskattat här! Tydlighet kan innebära att du stärker det du talar om med en presentation och endast talar om de punkter som finns i denna. Det kan också betyda att deltagarna behöver förbereda sig inför mötet på ett annat sätt, speciellt om man är van att bara slinka in och anta att föredragande ska dra en bakgrund om alla punkter…

…Förberedelser, förberedelser
Fundera över vad deltagarna behöver veta innan och se under mötet. Behöver deltagarna läsa på något innan mötet för att kunna förbereda sig? Allt du kommer på som är viktigt, samla dessa och skicka ut till deltagarna några dagar innan mötet. Även om de inte behöver göra något konkret är det bra om du skickar ut en notis om det, så har du redan där satt upp en riktlinje och deltagarna vet vad som förväntas av dem.

Ge varandra lite space
Kanske inte det ni tror att vi menar med space, det vi menar här är att ge samtliga deltagare utrymme i mötet att göra sig hörda och upprätthålla en struktur i mötet. Om ni visar en presentation, ha slides där det tydligt framgår talarordningen eller vem som ska prata när. På det här sättet får du deltagarna att känna sig mer bekväma under mötet och hänger med mycket bättre (håller fokus).

Cam, set, go!
Ett digitalt möte kan bli så mycket trevligare om deltagarna har möjlighet att se varandra. Dels kan vi vara lite törstande efter social kontakt med andra i dessa tider, dels så underlättar det att känna en delaktighet och att alla har en plats i mötet. Tänk på att stänga av mikrofonen när du inte pratar – ingen vill höra din hund skälla i bakgrunden eller ditt intensiva knapprande på datorn.

Ja, nej eller mittemellan
Eftersom det är svårare att läsa av kroppsspråk under digitala möten, be deltagarna att tydligt svara på frågor. Vi vill inte ha en lång och utdragen monolog (vilket det lätt kan bli om deltagarna inte tar/kan ta plats) och därför är det väldigt bra att ta kortare pauser för att stämma av att alla hänger med, kan svara på frågor och även ställa frågor!

Klart, vad gör jag nu?
Grattis till att ha genomfört ditt digitala möte, det känns som att vi nästan är i framtiden... Vad som däremot kan slussa oss tillbaka till verkligheten rätt fort är om någon har haft lite dålig mottagning och därmed missat halva mötet (det händer och det är ingen fara!). Skicka gärna ut en sammanställning på viktiga saker som togs upp under mötet – aktiviteter, datum, beslut, etc. – till samtliga deltagare. Mindre risk för missförstånd och större chans till samförstånd.

Teknikens under!
Tänk utanför boxen och undersök vilka olika tekniska möjligheter och verktyg som erbjuds just nu. Kanske är det ett verktyg för presentationer, omröstningar, undersökningar eller utbildning - oavsett vad du har för syfte med din sammankomst finns med massor med spännande möjligheter där ute att leta efter. Kanske det är nu du har tiden att finslipa din mötesteknik?



Av:  Annika Rådlund Källa: Anna Wigsén
Foto: Ekan Management